Pengembangan Kebijakan – Langkah Penting yang Dibutuhkan untuk Menulis Kebijakan yang Efektif

Kebijakan dan prosedur adalah batu fondasi tempat semua bisnis dibangun. Tanpa kebijakan dan prosedur yang efektif, bisnis tidak memiliki panduan yang tepat untuk menyediakan staf dengan informasi yang cukup untuk memastikan bahwa mereka melaksanakan tugas mereka dengan cara yang tepat.

Kebijakan yang ditulis dan didokumentasikan dengan cara yang benar akan memberikan keterukuran yang jelas bagi suatu organisasi untuk membantu menentukan efektivitasnya di pasar. Kebijakan dan prosedur juga memiliki kemampuan untuk menambahkan ukuran keamanan untuk praktik manufaktur atau pemberian layanan dan memberikan pedoman dan panduan untuk menghadapi keadaan dan kejadian yang sulit.

Manajemen waktu diperlukan di dunia yang kompetitif saat ini dan kemampuan untuk merespon dengan cepat peluang baru atau keadaan yang tak terduga lebih mudah dicapai dengan kebijakan yang kuat dan teruji di tempat. Tanpa pedoman bahwa kebijakan menyediakan bisnis dapat dengan mudah menggelepar, dapat menghabiskan uang, mengulangi strategi yang kurang efektif dan efektif, dan mungkin secara tidak sengaja melangkahi praktik yang melanggar hukum, membuat organisasi menjadi rentan.

Ada sejumlah langkah yang diperlukan dalam pengembangan kebijakan untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut tidak efektif dan dapat diimplementasikan dengan cara yang tepat.

Tantangan yang signifikan yang dihadapi semua bisnis adalah bagaimana mengembangkan tanggapan kebijakan yang tepat untuk masalah tertentu. Masalah yang membutuhkan respons kebijakan terbagi dalam dua kategori masalah eksternal, dan masalah internal. Organisasi yang gagal menangani masalah eksternal dan internal telah meletakkan fondasi untuk kegagalan.

Masalah eksternal dapat mencakup tantangan seperti perubahan dalam ambang perpajakan, pengenalan undang-undang federal atau negara bagian baru, perubahan dinamis di pasar, perubahan langsung dalam perilaku pesaing.

Masalah internal mungkin termasuk hal-hal seperti kekurangan tenaga kerja, biaya tenaga kerja, perubahan pabrik dan peralatan, perubahan personil, pengenalan prosedur baru, perubahan struktur organisasi.

Tantangan untuk sejumlah usaha kecil dan menengah adalah bahwa mereka tidak perlu memiliki sumber daya internal yang diperlukan untuk mengembangkan tanggapan kebijakan yang tepat dalam kerangka waktu yang secara efektif menangani masalah. Tantangan bagi organisasi yang lebih besar adalah bahwa kebijakan yang tepat dapat dikembangkan, mereka tidak perlu memiliki sumber daya untuk memastikan bahwa semua staf sepenuhnya memahami isu-isu yang perlu dilaksanakan dengan pengenalan kebijakan baru.

Agar kebijakan menjadi efektif, ada sejumlah masalah yang perlu ditangani selama tahap penulisan dan implementasi jika tujuan organisasi ingin dicapai. Ini termasuk tetapi tidak terbatas pada;

  • Tanggung jawab yang terkait dengan pengembangan kebijakan.
  • Pengembangan Hukum dan Kebijakan.
  • Hukum perburuhan dan ketenagakerjaan.
  • Standar Tempat Kerja
  • Proses penulisan semua yang Anda butuhkan untuk menulis kebijakan efek.
  • Aturan umum tentang penulisan kebijakan.
  • Gambaran rinci tentang langkah-langkah yang termasuk dalam siklus penulisan kebijakan.
  • Dan penjelasan rinci tentang 17 karakteristik kebijakan yang baik.
  • Model McKinsey 7S untuk membantu mengidentifikasi sejumlah audit yang dapat dilakukan dalam suatu organisasi untuk membantu menentukan departemen mana yang akan membutuhkan bantuan karena kebijakan dikembangkan dan diimplementasikan.

Kebijakan dapat dideskripsikan dalam tiga cara yang berbeda pertama sebagai pilihan otoritatif kedua sebagai hipotesis dan ketiga sebagai bentuk obyektif tindakan. Mayoritas perusahaan dan bisnis mengidentifikasi bahwa kebijakan sebenarnya merupakan bentuk tindakan dan perilaku yang diperlukan oleh staf dalam situasi tertentu.

Menulis Kebijakan Yang Terpisah Dan Manual Prosedur Atau Menulis Satu Dokumen Yang Meliputi Kebijakan Dan Prosedur

Dilema Penulisan Kebijakan dan Prosedur: Apakah Anda membuat Kebijakan dan Prosedur Prosedur Terpisah atau apakah Anda membuat satu Dokumen yang berisi Kebijakan dan Pernyataan Prosedural?

Sebagian besar rekan saya akan mengatakan bahwa mereka menulis manual kebijakan dan prosedur terpisah. Dengan kata lain, ada satu manual yang hanya berisi dokumen kebijakan dan ada satu manual yang hanya berisi dokumen prosedur. Saya telah menemukan beberapa situasi di mana ini masuk akal. Biarkan saya menjelaskan kekhawatiran saya dengan praktik ini. Dalam buku kebijakan dan prosedur saya, saya menyarankan dan membuat kasus untuk menanamkan pernyataan kebijakan dalam prosedur dan dengan demikian menghilangkan kebutuhan untuk manual kebijakan kedua. Metode saya jauh lebih praktis untuk referensi dan tujuan penulisan seperti yang akan kita lihat nanti di artikel ini.

Mengacu Subjek di Dua Tempat menjadi tidak beralasan dengan Panduan Kebijakan dan Prosedur SEPARATE

Masalah dengan adanya dua manual (manual kebijakan dan manual prosedur) adalah bahwa kebijakan dan prosedur dari topik yang sama atau mirip sering mengandung duplikasi informasi. Ketika seorang pembaca referensi satu manual dan menunjuk ke manual lain, jarang bahwa orang ini membuat upaya untuk referensi manual kedua. Ini hanya fakta kehidupan, fakta yang saya pelajari selama lebih dari 30 tahun pengalaman di lapangan. Bahkan ketika buku-buku panduan fisik berdampingan, saya merasa jarang bagi pembaca untuk melihat satu untuk panduan kebijakan dan satu untuk panduan prosedural.

Mari kita lihat contoh nyata: Jika saya ingin membaca prosedur tentang perekrutan dan referensi pernyataan kebijakan dalam manual kebijakan terpisah, sangat tidak mungkin saya akan mengambil waktu ekstra untuk menemukan pernyataan kebijakan dalam manual kedua. Saya lebih cenderung mengklik hyperlink dalam manual online tetapi bahkan praktek ini mengambil fokus saya dari dokumen saat ini. Dan pembaca akan beruntung jika pembaca telah meluangkan waktu untuk menempatkan hyperlink dalam dokumen kebijakan atau prosedur yang dengan rapi memungkinkan pembaca untuk beralih antara dokumen.

Masalah ini mengacu pada kebijakan dan prosedur yang terletak di dua manual yang diperparah ketika manual secara fisik duduk terpisah satu sama lain. Sebagai contoh, saya bekerja di satu perusahaan di mana manual kebijakan berada di rak buku manajer saya dan manual prosedur berada di rak buku lebih dekat dengan pengguna. Yikes. Praktik ini hanya memperburuk pengalaman pembaca bahkan lebih karena manual yang direferensikan bahkan tidak dekat bagi mereka untuk mengakses dokumen yang direferensikan jika mereka mau.

Tidak praktis bagi Penulis untuk Mempertahankan Kebijakan dan Prosedur pada Topik yang sama atau serupa

Masalah kedua dari mempertahankan kebijakan atau prosedur manual yang terpisah ini berkisar pada proses menjaga kebijakan dan prosedur tetap mutakhir. Jika saya menulis kebijakan tentang praktik rekrutmen untuk perusahaan, kemungkinan besar ada duplikasi dari kebijakan ke prosedur dan dari prosedur ke kebijakan. Menurut pengalaman saya, redudansi ada dari kebijakan ke prosedur dan seringkali sulit untuk menulis konten yang berbeda tentang kebijakan dan prosedur pada topik yang sama atau serupa.

ADA SATU SITUASI Di mana Sense memiliki dua Manual

Saya hanya tahu satu situasi di mana keberadaan dua manual masuk akal. Ketika sebuah perusahaan berusaha untuk disertifikasi dalam Standar Kualitas ISO, sering ada persyaratan (standar) untuk menjaga kebijakan dan prosedur dipisahkan menjadi dua manual. Oleh karena itu, jika program yang didukung perusahaan seperti ISO Quality Standards, Six Sigma, atau Capability Maturity Model (CMM) berlaku, maka kebijakan dan prosedur penulis perlu mematuhi persyaratan program ini bahkan ketika praktiknya mungkin tidak tampak praktis seperti dalam kasus manual kebijakan dan prosedur terpisah.

Sekarang Sampai pada Apa yang Membuat Paling Berarti: Pernyataan Kebijakan Tersemat

Sejak 1984, saya telah menganjurkan penggunaan format penulisan yang menyematkan pernyataan kebijakan dengan dokumen prosedur. Dalam format penulisan tujuh bagian saya, bagian ketiga adalah Bagian Kebijakan dan di sinilah pernyataan kebijakan ditulis, tidak peduli berapa lama. Kebijakan dan prosedur penulis dapat menghasilkan satu atau dua jenis dokumen: Pertama, dokumen prosedur dengan pernyataan kebijakan tertanam. Dalam kasus ini, judul kebijakan dan prosedur tentang perekrutan dapat dibaca: PROSEDUR PROSEDUR.

Jenis dokumen kedua adalah judul yang tidak menggunakan kata, Prosedur. Judul dokumen mungkin adalah PANDUAN REKRUTAN. Praktek ini telah diadopsi oleh ribuan perusahaan di seluruh dunia di lebih dari 90 negara karena menghilangkan kebutuhan untuk dua manual terpisah. Dalam kedua kasus, bagian ketiga dari format penulisan akan diberi label, Kebijakan. Contoh format penulisan ini adalah sebagai berikut:

  1. Tujuan
  2. Cakupan
  3. Kebijakan
  4. Definisi
  5. Tanggung jawab
  6. Prosedur
  7. Riwayat Revisi

MANFAAT Menggunakan Pernyataan Kebijakan Tertanam dalam Prosedur

  1. Tidak perlu menghasilkan manual kebijakan yang terpisah dan prosedur manual yang terpisah.
  2. Akses cepat dan referensi untuk kedua pernyataan prosedural dan pernyataan kebijakan dalam satu dokumen.
  3. Tidak ada duplikasi konten bagian dalam format penulisan dari kebijakan ke prosedur atau dari prosedur ke kebijakan. Misalnya, jika ada kebijakan tentang Rekrutmen dan prosedur Proses Perekrutan, bagian tujuan, ruang lingkup, definisi, dan tanggung jawab dari format penulisan dapat diduplikasi.
  4. Sangat mudah untuk menulis kebijakan dan prosedur menggunakan format penulisan tujuh bagian yang sederhana.

KEUNGGULAN Menggunakan Pernyataan Kebijakan Tertanam dalam Prosedur

  1. Ketika manajemen menuntut kebijakan dan prosedur manual yang terpisah dan tidak yakin untuk menanamkan pernyataan kebijakan dalam dokumen tipe umum.
  2. Ketika manajemen telah mengadopsi standar seperti ISO 9000 Quality Standards, Six Sigma, atau Capability Maturity Model dan standar tersebut membutuhkan pembuatan kebijakan dan manual prosedur yang terpisah.

Ringkasan:

Dilema penulisan penulisan dua manual kebijakan dan prosedur yang terpisah atau menggunakan kebijakan umum dan judul prosedur dan embedding pernyataan kebijakan dalam bagian tiga dari format penulisan tujuh bagian tidak ada dilema sama sekali karena ketika Anda melihat lebih dekat pada metode ini menggunakan bagian tiga dari format penulisan tujuh bagian untuk menggambarkan pernyataan kebijakan, saya pikir Anda akan setuju dengan alasan dan saran saya.

Jadi, bantulah diri Anda sendiri, dan belajar untuk menanamkan pernyataan kebijakan Anda dalam dokumen prosedur, dan lebih baik lagi, gelar dokumen Anda dengan cara yang umum sementara pada saat yang sama, embedding pernyataan kebijakan di awal dokumen kebijakan atau prosedur.