Empat Lensa Untuk Melihat Efektivitas Organisasi

Mereka yang tertarik untuk mendapatkan pemahaman yang lebih kaya tentang efektivitas organisasi (OE) telah mendekatinya dalam hal perspektif dan nilai mereka, jadi kami melihatnya didefinisikan secara beragam sebagai:

• Mencapai Misi Organisasi

• Adaptasi terhadap Perubahan Eksternal

• Kapasitas untuk Inovasi

• Pembagian Komunikasi dan Informasi Komprehensif

• Kepuasan pelanggan

• Mengembangkan Kemitraan dan Aliansi

• Daya Tarik / Retensi Karyawan

• Kepuasan atau Keterlibatan Karyawan

• Citra, Branding, atau Reputasi Perusahaan

• Efisiensi operasional

• Kualitas Produk / Layanan

• Individu Produktif atau Kerja Kelompok

• Kualitas Kehidupan Kerja

• Alignment Strategis

• Pembelajaran Pengetahuan / Organisasi Leveraged

Tantangan dalam meningkatkan OE adalah mengidentifikasi apa yang benar-benar perlu diubah dalam organisasi kita. Banyak model menyarankan untuk fokus pada berbagai aspek organisasi. Sebagai contoh, kerangka kerja 7S merekomendasikan untuk berfokus pada Strategi, Struktur, Sistem, Keterampilan, Staf, Gaya, dan Nilai-Nilai Bersama (Tujuan Super-ordinat). Model ini dan yang serupa menyarankan di mana mencari ketidakefektifan (yang membantu), tetapi tidak memberi tahu kita seperti apa keefektifannya. Tapi, sama seperti kita menggunakan kacamata baca, lensa kontak, mikroskop, teleskop dan semacamnya untuk fokus lebih jelas, mendapatkan pemahaman tentang lensa yang melaluinya efektivitas organisasi dipandang membantu kita lebih baik melihat seperti apa bentuknya dan bagaimana kita dapat memperbaikinya.

R Lens: Prioritas Rasional

Efektivitas terlihat ketika output dimaksimalkan melalui prioritas sistematis dari kegiatan, ketika misi organisasi dicapai dengan mengejar tujuan dan sasaran yang mengalir dengan semestinya di seluruh organisasi. "Produktivitas" dan "Efisiensi" sering digunakan untuk mengukur jenis OE ini. Penyelarasan Strategis adalah cara lain di mana prioritas rasional dilaksanakan dan mewakili interpretasi kontemporer dari pandangan efektivitas yang lebih tradisional ini.

Lensa: Daya Saing Adaptif

Memenuhi tantangan dan mengeksploitasi peluang yang disajikan oleh pelanggan dan pesaing adalah cara lain untuk memahami OE. Perusahaan yang memiliki kapasitas untuk berubah dan tumbuh sebagai respons terhadap tuntutan eksternal mencontohkan pendekatan "sistem" organisasi ini terhadap efektivitas. "Daya saing" dan "Inovasi" adalah dua metrik yang lebih umum digunakan di sini. Melalui lensa ini, organisasi yang efektif terlihat berhasil mengatasi tuntutan lingkungan dan dihargai dengan kelangsungan hidup jangka panjang.

C Lens: Proses Kongruen

Dari perspektif ini, OE dapat dilihat ketika proses internal menonjol, stabil dan koheren. Organisasi yang efektif sepenuhnya memahami apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka memberikan nilai; mereka lebih mampu mengelola apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya. Aliran atau sekumpulan kegiatan terkonsolidasi, operasi terintegrasi, sistem yang direkayasa ulang, struktur organisasi yang disederhanakan, "garis penglihatan" yang jelas, dan bahkan upaya peningkatan kualitas membuat proses internal lebih nyata dan lebih dapat dikontrol serta menunjukkan lensa Proses Kongruen. Penggunaan "Dasbor" dan "Balanced Scorecard" adalah metode paling umum untuk menilai keefektifan untuk sudut pandang ini.

E Lens: Desentralisasi Terlibat

OE terlihat ketika orang berkomitmen untuk tujuan organisasi; mereka dipercayakan dengan tanggung jawab untuk mencapainya dan berhasil menyelesaikannya. Organisasi-organisasi yang efektif ini mundur dari kontrol ketat atas perilaku individu tetapi memastikan bahwa pekerja mereka memahami apa yang diharapkan; memperbolehkan (atau memberdayakan) mereka untuk mengambil tindakan yang sesuai; dan biarkan mereka tahu betapa suksesnya mereka. Jumlah penilaian individu dan pelatihan / pelatihan yang disediakan, dan tingkat keterlibatan karyawan merupakan indikator utama dari efektivitas semacam ini.

Keempat cara (lensa R.A.C.E) untuk memeriksa OE berguna dalam mengidentifikasi bagaimana organisasi Anda mendekati OE. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengembangkan strategi yang lebih komprehensif untuk meningkatkan OE. Apakah mereka memilih untuk fokus pada satu aspek OE atau berusaha menyeimbangkan beberapa aspek, R.A.C.E. kerangka kerja menyediakan titik awal untuk menentukan bagaimana organisasi Anda dapat mencapai hasil yang dicari.

Mengelola Persediaan Kantor untuk Organisasi Besar

Tidak peduli seberapa besar atau kecil suatu organisasi, menjaga persediaan pasokan kantor yang siap tersedia dapat menekan biaya dan meningkatkan tingkat produktivitas secara keseluruhan – bayangkan stres menghabiskan satu hari penuh menyiapkan presentasi penting untuk klien penting, hanya untuk menemukan bahwa salah satu kolega Anda menggunakan kertas terakhir kemarin dan tidak berpikir untuk memberitahu siapa pun?

Mengelola perlengkapan kantor untuk organisasi besar dengan cara mudah

Idealnya, alat tulis dan perlengkapan lain untuk kantor perlu dikelola oleh satu orang, atau jika ada beberapa kantor dalam organisasi, oleh satu orang per kantor. Peran ini biasanya termasuk dalam deskripsi pekerjaan seorang manajer kantor, tetapi dapat didelegasikan kepada anggota junior yang bertanggung jawab dari tim administrasi. Persediaan juga sebaiknya disimpan di satu lokasi pusat, dari mana distribusi dapat dikontrol dengan lebih mudah.

Dapat dikatakan bahwa usaha kecil memiliki lebih mudah ketika datang untuk mengelola alat tulis dan peralatan kantor lain: selalu satu orang bertugas memesan persediaan baru dan mudah untuk melacak siapa yang menggunakan apa, sedangkan untuk organisasi yang lebih besar dapat jauh lebih sulit untuk mempertahankan kendali atas pengeluaran dan penggunaan. Untuk alasan ini, meskipun persediaan diperbarui secara berkala sangat penting untuk semua bisnis, organisasi besar pada khususnya akan mendapat manfaat.

Mengapa persediaan persediaan penting?

Persediaan persediaan membantu manajer kantor untuk selalu memperhatikan peralatan tulis dan peralatan kantor. Daftar harus dibuat dari semua persediaan di awal dan penggunaan persediaan yang dilacak selama bulan normal. Ketika pola penggunaan telah diidentifikasi, tingkat penyusunan ulang dapat ditetapkan sehingga ketika jumlah produk turun di bawah tingkat yang ditentukan, persediaan baru dapat disusun kembali, yang sangat penting untuk produk yang sering digunakan seperti kertas dan kartrid tinta.

Sementara mempertahankan persediaan tingkat tinggi di kantor akan mencegah kekurangan bencana di saat yang tidak tepat, mereka juga akan mengambil ruang penyimpanan yang berharga. Inventaris dapat membantu mencegah masalah penyimpanan dengan selalu memastikan tingkat persediaan yang optimal dipertahankan, dan dengan memantau inventaris setiap saat, tingkat persediaan kembali dapat disesuaikan jika diperlukan.

Selalu kendalikan siapa yang memiliki akses ke persediaan di kantor. Jika semua orang mulai menolong diri mereka sendiri untuk persediaan baru setiap kali suasana hati menyerang, tingkat persediaan akan segera berantakan dan barang-barang penting dapat habis lebih cepat dari yang diharapkan. Untuk menghindari hal ini, lakukan pemeriksaan stok fisik setidaknya satu kali per bulan.

Buat pesanan pembelian untuk setiap pesanan persediaan dan centang item yang dikirimkan terhadap pesanan asli. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mempertahankan kebijakan di mana semua pesanan ditempatkan melalui manajer inventaris sehingga tingkat persediaan stok dapat dilacak.

Bagaimana menjaga biaya persediaan Anda turun

Meskipun organisasi yang lebih besar memiliki daya beli jauh lebih besar daripada bisnis kecil, penting bagi manajer kantor untuk tidak menjadi malas dengan selalu menggunakan pemasok yang sama. Buatlah titik harga secara teratur memeriksa barang-barang populer di persediaan persediaan untuk memastikan Anda diberi harga terbaik dan jangan takut untuk menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik jika diperlukan.